- FINALIDAD
EDNON, S.L. (de ahora en adelante la EMPRESA) está comprometida con el cumplimiento normativo, la ética, la transparencia y la integridad y, para ello, ha creado un Sistema Interno de Información, (en adelante, el “Canal Ético”) de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “la Ley 2/2023”).
La presente Política desarrolla los principios generales del Canal Ético y las garantías que asisten a las personas que hagan uso del Canal Ético.
La presente Política desarrolla los principios generales del Canal Ético y las garantías que asisten a las personas que hagan uso del Canal Ético.
- ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CANAL ÉTICO
2.1 Ámbito de aplicación personal: La Política, incluye dentro de su ámbito de aplicación a todo el personal de la EMPRESA, así como terceros que se relacionen con la Organización, comprendiendo en todo caso (en adelante, los “Interesados”):
(i) Los trabajadores por cuenta ajena de la EMPRESA.
(ii) Los autónomos.
(iii) Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la Organización, incluidos los miembros no ejecutivos.
(iv) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores con los que se relacione la EMPRESA.
(v) Aquellos trabajadores cuya relación laboral ya haya finalizado, voluntarios, becarios, trabajadores en formación, así como aquellos cuya relación todavía no ha comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones se haya obtenido durante el proceso de selección o negociación precontractual.
En este sentido, los Interesados que realicen comunicaciones de infracciones serán referidos como los “Informantes” en la presente Política.
2.2 Ámbito de aplicación material:
En virtud de la presente Política, la EMPRESA pone a disposición de todos los Interesados el Canal Ético, como cauce confidencial y/o anónimo para comunicar aquella información relativa a posibles infracciones cometidas en el seno de la Organización (en adelante, las “Comunicaciones”):
(i) Que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
(ii) Que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);
(iii) Que incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados;
(iv) Que afecten al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades; o
(v) Que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social;
(vi) Que versen sobre Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica; o
(vii) Que supongan la materialización de un riesgo penal para la Organización, así como incumplimientos o debilidades del Sistema de Gestión de Compliance Penal, de conformidad con lo previsto en la UNE 19601:2017.
- MECANISMOS PARA REALIZAR LAS COMUNICACIONES: EL CANAL DE ÉTICO
La EMPRESA pone a disposición de los Interesados las siguientes vías de comunicación:
- En línea. A través de la plataforma web CANAL ÉTICO, accesible en la página web de la EMPRESA o en www.mcanaletico.com introduciendo como Usuario y Contraseña la palabra CANALDENUNCIASEDNON
- Por escrito.
- A través de un archivo de voz.
- Por correo postal.
- Remitiendo la comunicación a la dirección de la empresa, dirigido a COMITÉ ÉTICO
A/A: Presidente
- Remitiendo la comunicación a la dirección de la empresa, dirigido a COMITÉ ÉTICO
- Presencialmente. A solicitud del Informante también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
- Mediante depósito de la comunicación en buzón habilitado al efecto en las instalaciones de la empresa, en lugar seguro y sin cámaras de seguridad.
El Canal Ético es el cauce preferente para informar sobre los riesgos o irregularidades identificados. No obstante, existe la posibilidad de presentar la comunicación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (“AAI”) o ante las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas.
Independientemente de la vía utilizada, la EMPRESA garantizará el cumplimiento de los principios generales y garantías previstos en esta Política y en el Procedimiento del Canal Ético.
Instrucciones de uso de la plataforma
Para acceder se deben introducir las credenciales de Usuario y Contraseña antes indicados.
Una vez haya accedido a la plataforma web CANAL ÉTICO, el Informante podrá elegir entre rellenar el formulario o adjuntar un archivo de voz. Asimismo, el Informante podrá elegir entre facilitar sus datos de contacto o permanecer anónimo.
En cualquier caso, deberá incluir una clara y detallada descripción de los hechos. Además, tendrá la posibilidad de adjuntar archivos que respalden la comunicación formulada.
Una vez realizada la comunicación, le aparecerá un número de seguimiento que deberá guardar. Con este número, en el apartado de seguimiento, el Informante podrá conocer el estado de la investigación.
Asimismo, en el apartado de seguimiento el Informante y el Comité Ético podrán mantener una comunicación posterior, incluso para el caso de que decida mantenerse anónimo. Por este motivo, se recomienda al Informante que consulte con frecuencia en el apartado de seguimiento si ha recibido alguna comunicación del Comité Ético.
- RESPONSABLE DEL CANAL ÉTICO
El Comité Ético es un órgano interno y colegiado, que se rige por su propio reglamento y actúa con total independencia, autonomía e imparcialidad, y que tiene atribuida la función de responsable del Canal Ético, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 2/2023, por lo que se encarga de su gestión, así como la tramitación diligente los expedientes de investigación y la proposición de las medidas que, en su caso, correspondan. En concreto, existe una empresa externa responsable de la gestión del Canal Ético y de la tramitación de los expedientes de investigación.
- PRINCIPIOS Y GARANTÍAS DEL CANAL ÉTICO
Los principios generales aplicables al Canal Ético de la EMPRESA son:
1. Confidencialidad. El Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad de la identidad del Informante y de las personas afectada por la Comunicación (el “Denunciado”), de la información comunicada y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, impidiéndose el acceso a personal no autorizado.
2. Anonimato. El Canal Ético, a elección del Informante, permite la presentación y tramitación de Comunicaciones anónimas y la posibilidad de comunicarse con el Informante durante la investigación de los hechos manteniendo su anonimato.
3. Derecho de información del Denunciado. El Denunciado tiene derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se les atribuyen, a ser oída en cualquier momento y a aportar las pruebas que consideren oportunas, respetándose la presunción de inocencia y el derecho al honor. Sin perjuicio de lo anterior, este trámite de audiencia tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En ningún caso se informará al Denunciado de la identidad del Informante.
4. Respeto de los derechos del Denunciado. La EMPRESA garantiza que a través del Canal Ético se respeta el derecho de información, derecho de defensa, derecho de contradicción, derecho a la presunción de inocencia y derecho al honor de todas las personas que se vean involucradas en la investigación. Asimismo, estas personas tienen derecho a ser oídos en cualquier momento, en la forma en la que se considere adecuado, para garantizar el buen fin de la investigación.
5. Prohibición de represalias. La EMPRESA garantiza la protección frente a represalias de todas las personas que comuniquen infracciones que entren dentro del ámbito de aplicación del Canal Ético, siempre que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes. La protección también incluye a aquellas otras personas que puedan asistir al Informante durante la investigación, terceros relacionados con el mismo, así como contra las sociedades propiedad del Informante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o profesional.
6. Buena fe y veracidad de la información. Las Comunicaciones que realice el Informante a través del Canal Ético deben realizarse de buena fe y la información comunicada debe ser íntegra y veraz.
7. Tramitación efectiva. Las Comunicaciones recibidas a través del Canal Ético serán tratadas de manera efectiva. El Comité Ético vela porque la investigación y resolución sobre los hechos denunciados se tramiten sin demoras indebidas y con la debida profesionalidad y diligencia, de forma que el procedimiento pueda ser completado en el menor tiempo posible y respetando las garantías debidas.
8. Independencia, autonomía, imparcialidad y cumplimiento normativo. El Comité Ético actúa en todo momento con independencia, autonomía e imparcialidad y con el máximo respeto a la legislación y normativa interna de la EMPRESA.
9. Secreto de las comunicaciones: El Comité Ético y cualquier persona que intervenga en la investigación de las Comunicaciones deben guardar secreto y actuar con la máxima discreción sobre los hechos que conozcan con motivo de la investigación.
10. Medidas de Apoyo. La EMPRESA ofrece información y asesoramiento sobre los procedimientos y recursos disponibles, la protección del Informante frente a represalias y los derechos del Denunciado.
11. Transparencia y accesibilidad. La EMPRESA vela en todo momento porque toda la información sobre el Canal Ético sea transmitida de forma clara y comprensible, y esté accesible a todos los interesados.
12. Cauce preferente. El Canal Ético es el cauce preferente para realizar Comunicaciones relativas a infracciones o incumplimientos. En caso de que se reciba una Comunicación sobre infracciones por medio de un canal no integrado en el Canal Ético deberá remitirse dicha Comunicación, con carácter inmediato, al Comité Ético, absteniéndose de compartir esta información con terceras personas.
13. Protección de datos personales. El Canal Ético se configura con pleno respeto a las disposiciones en materia de Protección de Datos, a fin de proteger debidamente la privacidad e intimidad de las personas involucradas y para garantizar la confidencialidad de quien formule una Comunicación.
En Santiago de Compostela, 29 de noviembre de 2023.